Datenschutzerklärung
WeinBerg Immobilien Prozessportal
Stand: 01.06.2026
Diese Erklärung ergänzt die allgemeine Datenschutzerklärung von www.weinbergimmobilien.de und gilt zusätzlich für die Nutzung des Online-Portals unter portal.weinbergimmobilien.de.
1. Verantwortlicher
WeinBerg Immobilien
Martin Jelusic
Giselherplatz 7, 67069 Ludwigshafen
E-Mail: info@weinbergimmobilien.de
Telefon: 0621 54564304
2. Zweck und Funktionsweise des Portals
Das Portal dient der transparenten Steuerung von Immobilienvermarktungsprozessen zwischen WeinBerg Immobilien, ihren Verkäufer-Mandanten, interessierten Käufern und Finanzierungspartnern. Es ermöglicht den jeweils Berechtigten den Einblick in Vermarktungsstatus, Unterlagenstand, Termine, Kaufpreisangebote und Finanzierungsfortschritt.
Die Nutzung erfolgt nur nach Anmeldung mit individuellen Zugangsdaten. Jeder Nutzer sieht ausschließlich die für seine Rolle freigegebenen Daten.
3. Verarbeitete Datenkategorien
3.1 Maklerteam (Rolle: Makler/Admin)
- Name, dienstliche E-Mail, Anmeldedaten (E-Mail + gehashtes Passwort)
- Aktivitätsprotokoll (Zeitstempel, ausgeführte Aktionen)
3.2 Verkäufer
- Name, Kontaktdaten (E-Mail, Telefon)
- Anschrift und Beschreibung der zu vermarktenden Immobilie
- Zustimmungserklärung zur Datenverarbeitung
- Anmeldedaten (E-Mail + gehashtes Passwort)
- Status der eingereichten Objektunterlagen (Existenz-Vermerk, keine Speicherung der Dokumente selbst)
- Hochgeladene Objektfotos (Bilddateien Ihrer Immobilie)
3.3 Käufer und Interessenten
- Name, Kontaktdaten
- Wohnort
- Höhe des Eigenkapitals (sofern für Finanzierungsprozess relevant)
- Kaufpreisangebote
- Status der für Bankfinanzierung erforderlichen Unterlagen (Existenz-Vermerk, keine Speicherung der Dokumente selbst)
3.4 Finanzierungspartner / Banken
- Bezeichnung des Vertriebspartners und der finanzierenden Bank
- Höhe des angefragten Darlehens
- Bearbeitungsnotizen zum jeweiligen Finanzierungsfall
3.5 Allgemeine Nutzungsdaten
- Anmeldezeitpunkte (Audit-Log)
- Verbindungsdaten (u.a. IP-Adresse) werden ausschließlich durch den Hosting-Anbieter Vercel auf Infrastruktur-Ebene zur Abwehr von Missbrauch verarbeitet und nicht eigenständig im Portal gespeichert.
3.6 Nachrichten und Benachrichtigungen
- Inhalte der im Portal ausgetauschten Nachrichten zwischen den Beteiligten (Freitext)
- System-Benachrichtigungen (z. B. neue Nachricht, Statusänderung, neues Kaufpreisangebot) inkl. einer Kurz-Vorschau des Nachrichtentexts und des betroffenen Vorgangs
- Lese-Status und Zeitpunkt der Benachrichtigung
Diese Daten werden gemeinsam mit dem zugehörigen Vorgang gelöscht.
4. Rechtsgrundlage der Verarbeitung
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung): Verarbeitung von Verkäufer-, Käufer- und Finanzierungsdaten zur Durchführung des Maklervertrags bzw. der angebahnten Geschäftsbeziehung
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen): Sicherheitsprotokollierung (Audit-Log), Schutz vor Missbrauch
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung): Aufbewahrung steuerrelevanter Vorgänge gemäß § 147 AO
5. Empfänger der Daten
Innerhalb des Portals werden Daten ausschließlich an folgende Berechtigte sichtbar:
- Makler-/Admin-Rolle: sieht alle Vorgänge der eigenen Organisation
- Verkäufer: sieht ausschließlich die eigene Immobilie und damit verbundene Daten
- Käufer: sieht ausschließlich die eigene Finanzierungsakte
- Finanzierungspartner: sieht zugewiesene Finanzierungsfälle
Eine Weitergabe an Dritte außerhalb des Portals erfolgt ausschließlich:
- an den beauftragten Notar zur Vertragsabwicklung
- an Steuerberater im Rahmen der Buchhaltung
- bei gesetzlicher Verpflichtung an Behörden
6. Auftragsverarbeiter
Zur technischen Bereitstellung werden folgende Dienstleister eingesetzt, mit denen Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO bestehen:
| Anbieter | Zweck | Sitz | Datenstandort |
|---|---|---|---|
| Vercel Inc. | Hosting der Anwendung | USA | Frankfurt am Main, DE (vertraglich festgelegt) |
| Neon Inc. | Datenbank-Hosting | USA | Frankfurt am Main, DE (AWS eu-central-1) |
| GitHub, Inc. | Quellcode-Verwaltung (keine Kundendaten) | USA | weltweit |
| Vercel Blob (Vercel Inc.) | Speicherung hochgeladener Objektfotos | USA | Frankfurt am Main, DE (fra1) |
Die Datenverarbeitung durch Vercel und Neon erfolgt in Rechenzentren in Frankfurt am Main, Deutschland. Da beide Anbieter Mutterunternehmen in den USA haben, kommen für den Transfer von Telemetriedaten und Verwaltungsinformationen die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission zur Anwendung (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).
7. Speicherdauer
| Datenkategorie | Speicherdauer |
|---|---|
| Aktive Vorgänge (laufende Mandate) | Dauer des Mandats |
| Abgeschlossene Vorgänge (Verkauf realisiert) | 3 Jahre nach Mandatsende |
| Steuerrelevante Vorgänge (Provisionsabrechnungen) | 10 Jahre gemäß § 147 AO |
| Audit-Log-Einträge | Dauer der Geschäftsbeziehung bzw. bis zur Löschung des Vorgangs |
| Inaktive Nutzerkonten | Löschung/Anonymisierung bei Mandatsende oder auf Anfrage (manuell über den Admin-Bereich) |
| Verbindungsdaten (IP) | Nur in den Infrastruktur-Logs des Hosters (Vercel); keine Speicherung im Portal |
| Nachrichten & Benachrichtigungen | Bis zur Löschung des zugehörigen Vorgangs |
| Hochgeladene Objektfotos | Bis zur Löschung des zugehörigen Objekts/Vorgangs |
Verkäufer und Käufer können jederzeit die Löschung ihrer nicht-steuerrelevanten Daten verlangen (siehe Ziffer 11).
Die Umsetzung eines Löschverlangens sowie die Löschung bei Mandatsende erfolgen durch Anonymisierung bzw. Löschung des betroffenen Kontos und der zugehörigen personenbezogenen Daten über den geschützten Admin-Bereich. Steuerrelevante Vorgänge bleiben bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (§ 147 AO) gespeichert.
8. Audit-Log
Zum Schutz vor Manipulation und zur Erfüllung von Rechenschaftspflichten (Art. 5 Abs. 2 DSGVO) protokolliert das Portal Änderungen an Vorgängen (Wer, Wann, welche Aktion). Diese Protokolle sind ausschließlich für den Admin-Bereich einsehbar und werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung bzw. bis zur Löschung des jeweiligen Vorgangs aufbewahrt und anschließend gelöscht.
9. Cookies und vergleichbare Techniken
Das Portal verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies zur Sitzungsverwaltung (Login-Status). Diese Cookies sind nicht einwilligungspflichtig (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG). Es findet kein Tracking, keine Werbeanalyse und keine Drittanbieter-Cookies statt.
10. Datensicherheit
- Übertragung ausschließlich verschlüsselt via HTTPS/TLS
- Passwörter werden mit bcrypt (12 Runden) gehasht – niemals im Klartext gespeichert
- Rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC): jeder Nutzer sieht ausschließlich die für seine Rolle freigegebenen Daten
- Sitzungs-Cookies mit Secure- und HttpOnly-Flag
- Automatische Sicherungen der Datenbank durch Neon
- Geplant ab Phase 5: Zwei-Faktor-Authentifizierung für Makler- und Admin-Konten
11. Rechte der betroffenen Personen
Sie haben jederzeit das Recht auf:
- Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
- Löschung Ihrer Daten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit Ihrer von Ihnen bereitgestellten Daten (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch gegen die Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
- Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Wenden Sie sich für die Wahrnehmung Ihrer Rechte formlos an: info@weinbergimmobilien.de
12. Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für WeinBerg Immobilien ist:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz
Hintere Bleiche 34
55116 Mainz
Telefon: 06131 8920-0
E-Mail: poststelle@datenschutz.rlp.de
Web: www.datenschutz.rlp.de
13. Änderung dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn dies aus rechtlichen oder technischen Gründen erforderlich wird. Die aktuelle Fassung ist jederzeit unter portal.weinbergimmobilien.de/datenschutz abrufbar.